Post och handlingar till förtroendevalda

Som förtroendevald hanterar du post och handlingar enligt offentlighetsprincipen och GDPR. Här får du en översikt över hur post, e-post och dokument ska hanteras i ditt uppdrag.

Posthantering

Tryckfrihetsförordningen reglerar offentlighetsprincipen. Rätten att ta del av allmänna handlingar inom offentlig verksamhet utgör kärnan i den så kallade offentlighetsprincipen, vars syfte är att garantera rättssäkerhet och främja ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning. Post skickas till förtroendevalda på många olika sätt. Det vanligaste är att post förmedlas till e-post, överlämnas på möten med mera. Som förtroendevald får du en personlig e-postadress i ditt uppdrag i Lunds kommun. Denna ska användas i kommunikation som rör uppdraget.

Allmän handling

Det är dock viktigt att veta att det inte är adresseringen som avgör om den post som skickas till en förtroendevald ska räknas som allmän handling eller inte. Det är alltid innehållet som avgör om det är en allmän handling i Lunds kommun. Handlingen räknas som inkommen till dig som förtroendevald när den kommit till din postlåda eller när du tagit emot den, inte när den öppnas. Det är därför viktigt att du öppnar din post och e-post varje dag.

De handlingar som du tar del av i ditt uppdrag som förtroendevald, som exempelvis handlingar inför sammanträden via Meetings plus, ska hanteras i de verktyg som Lunds kommun tillhandahåller. Dessa verktyg är anpassade för denna typ av handlingar och uppfyller Lunds kommuns krav på säkerhet och liknande. Det är inte tillåtet att överföra kommunens handlingar till privata lagringsytor.

Dataskyddsförordningen, GDPR

Dataskyddsförordningen (GDPR) är svensk lag. Förordningen innebar en hel del förändringar för de som behandlar personuppgifter och stärkta rättigheter för den enskilde när det gäller personlig integritet.

Varje nämnd och styrelse i Lunds kommun är personuppgiftsansvarig för behandlingen av uppgifter om personer som förekommer i ärenden i verksamheten. Detta ansvar kan inte delegeras.

I Lunds kommun tillhandahåller vi kostnadsfria webbkurser om dataskyddsförordningen, som nås via Estracer.