Nämndssammanträde på distans

Nämndsekreterare ansvarar för att samtliga deltagare till sammanträdet bjuds in genom ett Teams-möte via Outlook. Inbjudan skickas till ledamots/ersättares @lund.se-adress. Detta innebär att ledamoten i sin Teams-app kommer att kunna ansluta till mötet direkt från appen. Mötestiden i Outlook-inbjudan påverkan inte Teams-mötet; det går alltså att ansluta till Teams-mötet redan innan den utsatta sammanträdestiden. Ledamot som inte kan delta bör säkerställa att ersättare deltar i dennes ställe, enligt normal rutin.

Nämnderna bestämmer enligt kommunallagen tid och plats för sina sammanträden (KL 6:23). Sammanträdet genomförs alltså på en bestämd plats (en bestämd lokal). Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans enligt reglemente för nämnder. Ledamöter, ersättare och tjänstepersoner ansvarar för att koppla upp sig till mötet minst 20 minuter innan sammanträdet börjar för att säkerställa att en korrekt uppkoppling sker samt att en har fungerande ljud och bild.

Ordföranden leder sammanträdet och upprätthåller ordningen, (upprätta talarlista, hålla ordning på framställda yrkanden och tillse att alla får yttra sig inför beslut), från den lokal där sammanträdet hålls. För ledamöter som deltar på distans är det vidare ordförandens ansvar att bevaka att distansdeltagarna löpande har uppkoppling med fungerande ljud och bild. Ordföranden ska alltså vara fysiskt närvarande på platsen för sammanträdet där även nämndsekreterare och eventuell teknisk supportpersonal finns på plats. Möjlighet finns för ordföranden att frånträda sin roll som ordförande om hen anser sig förhindrad att utöva denna men fortfarande delta i sammanträdet som ledamot (RÅ 1998:15). Vice ordföranden tar då över rollen som ordförande. Den som tjänstgör som ordförande har utslagsröst.

Handlingar till sammanträdet görs tillgängliga som vanligt, via MeetingsPlus. Ledamot/ersättare som deltar på distans kan använda privat PC/dator som komplement för att läsa möteshandlingar via MeetingsPlus.

MeetingsPlus Länk till annan webbplats.

Så här ansluter du till ett möte i Teams

1. Som med andra möten får du en mötesinbjudan i din mejl.
2. Klicka på mötesikonen i mejlet och tacka ja (eller nej).

3. När du har tackat ja till mötet läggs det automatiskt in i din kalender.

4. När det är dags för mötet, gå in på din kalender och tryck på mötet.

5. Tryck på möteslänken för att ansluta till mötet.

6. Appen Teams kommer nu öppnas på din iPad.
7. Klicka på knappen ”Anslut som gäst”.

8. Skriv in ditt namn, för- och efternamn, i raden för detta.
9. Tryck på ”Anslut till möte”

10. Du hamnar nu i ”väntrummet” och mötesorganisatören kommer snart släppa in dig i mötet.

11. När du kommer in på mötet ser du din egen bild till höger, mötets bild i mitten och längst ner har du ett verktygsfält.

12. I verktygsfältet kan du slå på och av din kamera, slå på och av din mikrofon samt slå på och av ljudet från mötet.
13. När du inte pratar ska din mikrofon vara avslagen som på bilden ovan. Tryck på den för att aktivera den när ordet är ditt.

Visa och skriv i chatten (visa konversation)

1. Uppe i det högra hörnet finns symbolen för ”visa konversation”
2. Klicka på symbolen och skriv ditt meddelande i fältet som visas

Nämnder och styrelser kan fatta beslut om minst hälften av ledamöterna (inklusive tjänstgörande ersättare) är närvarande (KL 6:27). Ledamöter som deltar på distans, med ljud och bild, ska betraktas som närvarande (KL 6:24).

Ledamot/ersättare som deltar på distans begär ordet genom att skriva sitt namn i chatten i Teamsmötet.

Öppna omröstningar genomförs genom att de beslutande ropas upp en efter en och därvid avger sin röst. Vid omröstning/votering måste det säkerställas att det är ledamöterna och inga andra som deltar i omröstningen.

Sluten omröstning är inte möjligt att genomföra med deltagare på distans (KL 6:24).

I det fall sluten omröstning begärs finns följande alternativ:

Ärendet bordläggs och ordföranden kallar till ett nytt sammanträde med enbart fysiskt deltagande. Endast ledamöter och/eller tjänstgörande ersättare ska delta.

Ledamot/ersättare som deltar på distans och anmäler jäv måste tillfälligt lämna mötet under den punkt jävet gäller, genom att avsluta Teams-samtalet (KL 6:28–30). En ersättare träder som vanligt in i den jäviga ledamotens ställe. När det aktuella ärendet är hanterat kommer den tekniska supportpersonalen att ringa upp den jäviga ledamoten/ersättaren via Teams, så att hen kan fortsätta delta i sammanträdet.

Om sammanträdet ajourneras för överläggning inom partierna/partigrupperna bör anslutningar till ledamöter som deltar på distans upprätthållas. Under sådana överläggningar ansvarar partierna för att sköta kontakt med egna ledamöter som deltar på distans, till exempel genom telefon.

Ledamot/ersättare som deltar på distans som i förväg behöver lämna sammanträdet ska särskilt meddela tidpunkt och ärende till sekreteraren och ordföranden. Detta kan förslagsvis göras under pågående sammanträde direkt i chatten alternativt via mejl till sekreteraren.

Under pågående debatt görs återanslutningsförsök löpande med att återansluta ledamot eller ersättare. När fullmäktige går till beslut, kontrolleras anslutning och om anslutning inte skyndsamt kan återupprättas kan ordförande justera tjänstgöringsordningen för att direkt klargöra tjänstgörande för beslutshanteringen.

Om du upplever anslutningsproblem under sammanträdet testa
följande:

• Säkerställ att du har internetuppkoppling.
• Prova att lämna Teams-sammanträdet och anslut sedan igen.
• Prova att starta om din utrustning (iPad, dator eller mobiltelefon).
• Kontakta IT-supporten för felsökning.
  Telefonnummer 046-359 30 00 Länk till annan webbplats.