Behandling av personuppgifter

Här kan du läsa om hur kommunen behandlar anställdas personuppgifter. Här finns också information om dina rättigheter och om dataskyddsombudet, vars uppgift är att kontrollera att vi följer bestämmelserna i dataskyddsförordningen.

För oss är det viktigt att du ska känna dig trygg med att vi behandlar dina personuppgifter på ett säkert och lagligt sätt.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Lunds kommun registrerar sådana uppgifter om dig som anställd som är nödvändiga för kommunens personaladministration, såsom rekrytering, hantera anställning, lön, arbetstid, rehabiliteringsärenden, arbetsmiljöarbete, genomföra löneöversyn, genomföra medarbetarenkät, hantera behörigheter i IT-system och så vidare. Endast sådana personuppgifter som bedöms relevanta för ändamålet hanteras.

Behandling av vissa personuppgifter är nödvändig för att kommunen ska kunna fullgöra sina avtalsenliga förpliktelser gentemot anställda och för att fullgöra sina rättsliga skyldigheter enligt arbetsrätten och skattelagstiftningen. Vad gäller uppgifter om förtroendevalda är behandlingen nödvändig för att kommunen ska kunna uppfylla sina skyldigheter enligt kommunallagen och skattelagstiftningen.

Behandling av vissa personuppgifter, såsom utskick av nyhetsbrev, publicering av foto/film på interna kanaler (exempelvis intranätet) görs med stöd av den rättsliga grunden "utföra uppgift av allmänt intresse", eftersom denna behandling görs som en del av att informera sina anställda om kommunens verksamheter.

Vem är ansvarig?

För behandling av anställdas personuppgifter i alla kommungemensamma HR-relaterade systemstöd (exempelvis HR-portalen, Adato, Stella med flera) är kommunstyrelsen personuppgiftsansvarig oavsett var du är organisatoriskt placerad i kommunens förvaltningar. Detta eftersom kommunstyrelsen är den anställande myndigheten i Lunds kommun.

Om du är anställd i det kommunala bolaget Visit Lund är dock Visit Lund AB personuppgiftsansvarig och inte kommunstyrelsen.

Dina personuppgifter behandlas även i en rad andra it-system och den, vars förvaltning har ägarskapet över it-systemet, är ansvarig för personuppgiftsbehandlingen och kallas för personuppgiftsansvarig. Exempelvis är arbetsmarknads- och socialförvaltningen ansvarig för den personuppgiftsbehandling rörande anställda som sker i ärendehanteringssystemet som används inom socialtjänsten.

Vilka personuppgifter behandlas?

Följande uppgifter behandlas i de kommungemensamma HR-relaterade systemstöden; namn, adress, personnummer och övriga folkbokföringsuppgifter, ackumulerad inkomst, innehållen preliminärskatt, anställningstid, anställningsform, löneuppgifter, semester, kompensationsledighet, övertid, frånvaro och frånvaroorsak samt eventuell skatteutjämning eller avdrag för införsel, e-postadress och telefonnummer kopplat till arbetet.

I samband med löneförhandlingar registreras facklig tillhörighet.

Uppgift om hälsa registreras inom ramen för ett rehabiliteringsärende i den mån det krävs för att Lunds kommun ska kunna fullgöra sina arbetsrättsliga skyldigheter.

Uppgifter om tredje part

I vissa fall behandlar Lunds kommun uppgifter om anställdas anhöriga eller närstående. Behandlingen av personuppgifterna görs i syfte att kunna kontakta anhörig eller närstående vid en akut händelse som drabbar en anställd. Uppgift om anhörig eller närstående är frivillig för den anställde att lämna till Lunds kommun. De personuppgifter som behandlas i detta syfte är namn och kontaktuppgifter. Den rättsliga grunden för personuppgiftsbehandlingen är "utföra uppgift av allmänt intresse". Uppgifterna behandlas så länge anställningen pågår, eller till dess den anställde själv raderar dem från HR-portalen.

Hur får vi dina personuppgifter?

De flesta uppgifterna får vi direkt från dig, men det förekommer att vi även hämtar in personuppgifter om dig från andra parter, som exempelvis:

• Adress från befolkningsregister (Skatteverkets folkbokföring)
  
• Skatteuppgifter från Skatteverket
  
• Medlemskap i fackförening från fackförbund
  
• Legitimationsuppgifter för pedagogisk personal från Skolverket
  

Dina uppgifter skyddas

Lunds kommun garanterar att behandlade personuppgifter skyddas på ett adekvat sätt från obehörig åtkomst. Personuppgifter hanteras enligt de säkerhetskrav som ställs i dataskyddsförordningen och Lunds kommuns egna riktlinjer.

Var behandlar vi dina uppgifter?

Vi strävar alltid efter att dina personuppgifter ska behandlas inom EU/EES. Våra HR-system finns inom EU/EES.

Enligt dataskyddsförordningen är överföring av personuppgifter utanför EU/EES endast tillåtet under vissa omständigheter. Hanteringen sker i så fall i enlighet med de skyddsregler som finns i dataskyddslagstiftningen. Vid användningen av M365 och Teams sker viss överföring av metadata och därmed i viss mån även personuppgifter till länder utanför EU/EES. Detsamma sker vid användning av Google Workspace for Education.

Vilka kommer vi att dela dina personuppgifter med?

Vi kan komma att dela dina personuppgifter med våra leverantörer av IT-system som agerar som så kallade personuppgiftsbiträden till kommunen.

Vi delar även dina uppgifter med bank (för utbetalning av lön) och med myndigheter som vi är skyldiga att leverera uppgifter till, exempelvis Skatteverket, Försäkringskassan, KPA, SCB och SKR.

För att kunna få in uppgift om fackligt medlemskap från fackförbund respektive
legitimationsuppgifter från Skolverket, så delar vi även dina personuppgifter med dessa.

Uppgifter kan också komma att lämnas ut med stöd av offentlighetsprincipen i det fall de inte skyddas av sekretess.

Gallring av personuppgifter

Personuppgifter behandlas så länge som det är nödvändigt för att uppnå ändamålet. Alla handlingar gallras i enlighet med respektive förvaltnings dokumenthanteringsplan. Personuppgifter gallras i och med anställningens upphörande eller senast när arbetsgivarens rättsliga åtaganden upphör.

Dina rättigheter som registrerad

Som registrerad har du rätt att begära få dina uppgifter rättade eller raderade. Det kan exempelvis aktualiseras om uppgifterna som förvaltningen hanterar om dig är inaktuella eller felaktiga eller att uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för. I vissa fall kan du som registrerad begära att behandlingen av personuppgifterna begränsas. Rätten till begränsning kan aktualiseras exempelvis om du anser att uppgifterna om dig är felaktiga och därför begärt rättelse. I sådana fall kan du som registrerad begära att behandlingen och spridningen av uppgifterna begränsas under tiden uppgifternas korrekthet utreds.

Du har också rätt att invända mot en behandling som arbetsgivaren företar om behandlingen sker för att utföra en uppgift av allmänt intresse, som ett led i myndighetsutövning eller efter en intresseavvägning. Vid en invändning får arbetsgivaren fortsätta att behandla uppgifterna endast om det går att visa att det finns tvingande berättigade skäl till att uppgifterna måste behandlas som väger tyngre än den enskildes intressen, rättigheter och friheter eller om behandlingen sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

I vissa fall kan du ha rätt att få dina personuppgifter flyttade. Denna rätt kallas dataportabilitet och aktualiseras om den personuppgiftsansvarige behandlar personuppgifter med stöd av avtal eller samtycke och personuppgifterna lämnats av den registrerade själv.

Du som registrerad har rätt att vända dig till tillsynsmyndigheten och inge klagomål på den behandling av dina personuppgifter som Lunds kommun företar. Tillsynsmyndighet för personuppgiftsbehandling är Datainspektionen.

Rätt till tillgång (även kallat registerutdrag)

Du som registrerad har rätt att ta del av de personuppgifter som Lunds kommun behandlar om dig. Du kan begära att få ett besked om huruvida Lunds kommun behandlar personuppgifter som rör dig och i så fall få en kopia av dessa tillsammans med viss närmare information. Detta kallas ofta för ett registerutdrag. Du begär tillgång till dina personuppgifter via kommunens e-tjänst.

Klagomål

Har du ett klagomål eller en synpunkt på hur vi behandlar dina uppgifter vänder du dig i första hand till din chef. Är du inte nöjd med den åtgärd som vidtas så kontaktar du Lunds kommuns dataskyddsombud, se kontaktuppgifter i stycket här ovanför.

Om du fortfarande inte är nöjd med hur Lunds kommun behandlar dina personuppgifter har du rätt att skicka ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Integritetsskyddsmyndighetens webbplats Länk till annan webbplats.

Vill du veta mer?

Här kan du läsa mer om hur Lunds kommun hanterar personuppgifter i respektive verksamhet Länk till annan webbplats.

Här kan du läsa mer om de riktlinjer och rutiner som reglerar hur kommunens förvaltningar ska behandla personuppgifter